GTD – uprość sobie życie

Kilka tygodni temu pisałam artykuł o zarządzaniu czasem (to zdanie przypomniało mi, że dawno nie wrzucałam nowych tekstów na stronę, muszę to niedługo zrobić). Podczas szukania czegoś więcej niż kwadratu Pilne-Ważne-Niepilne-Nieważne, trafiłam na metodę GTD (Getting Things Done), którą kiedyś, chyba na studiach, próbowałam wdrożyć. Wtedy jakoś nie wyszło – zbyt dużo się zmieniało, a równocześnie chyba nie miałam aż tak dużo do zrobienia, aby musieć to wdrożyć…

Pamiętam, że wydawała mi się skomplikowana – te koszyki, skrzynki, konteksty. Dziś mam inne podejście – to nie metoda jest skomplikowana – to my ją komplikujemy.

Zaczynając od początku, czyli od skrzynek, w których gromadzimy spływające informacje. Ideałem byłaby jedna, ale w dzisiejszym świecie to nierealne – korzystamy z maila, z komórki, mamy rachunki, dokumenty, pomysły… Tylko, że sami je mnożymy. Zastanowiłam się ile mam adresów mailowych… 6. Przerażająca liczba. Ale jeden jest prywatny, o takim samym adresie od 10 lat – mają go wszyscy moi znajomi ze studiów i część ze szkoły średniej jeszcze. Inny ma oficjalny adres – do kontaktów służbowych. Jeszcze inna – półoficjalna – bo jej adres jest w różnych miejscach, więc zagrożona spamem… Na szczęście pocztę ze wszystkich ściągam do jednego programu pocztowego. Ale to działa tylko na moim prywatnym komputerze, ale już na wyjeździe nie.

A co mają zrobić osoby, które mają 12-15 adresów mailowych? Nie wierzycie? Sama znam taką osobę, więc podejrzewam, że jest ich znacznie więcej. Po co aż tyle? Osoba, o której napisałam, odpowiedziała, że właściwie nie ma pojęcia, jakoś tak samo wychodziło.

Do tego dodajmy kilka komórek (na szczęście posiadam jedną tylko :D), w każdej włączoną skrzynkę głosową. Komunikatory, gdzie każdy może zostawić nam wiadomość tekstową (a w niektórych także głosową). A to przecież nadal nie koniec – każdy dostaje tradycyjną pocztę – rachunki, listy, pocztówki. Szczególnie o tych pierwszych nie możemy zapominać…

A przecież dla niektórych z nas to nadal nie koniec – Blip, który niemal bez przerwy dostarcza wiadomości (dlatego nie mam obserwowanych osób tam, wolę czytać jak tradycyjny blog – inaczej można śledzić bez przerwy), RSSy, które czasem można przeczytać i zapomnieć, ale czasem wymagają reakcji. O czymś zapomniałam? Na pewno tak – w końcu nie korzystam z każdego źródła informacji…

Jak wspomniałam – zaczynam ograniczać swoje skrzynki. Co ciekawe – niektórych z nich mi nie brakuje. Miałam jeden adres mailowy, który służył mi tylko do newsletterów. Zlikwidowałam, gdy zorientowałam się, że większości z nich zupełnie nie czytam – 3 z nich były powieleniem RSSów, które są dla mnie znacznie szybszym i bardziej klarownym czytnikiem, z pozostałych czytałam tylko 1, który przeniosłam na inną skrzynkę. A zaprenumerowanych było… 16! W części z nich nie mogłam sobie nawet przypomnieć czemu je zaprenumerowałam kilka lat temu…

Skrzynka na rachunki to pomysł sprzed wielu lat mojego Męża – wszystko co jest rachunkiem, wpada od razu do specjalnej przeźroczystej szufladki, którą sprawdzamy raz w tygodniu, ustawiając od razu płatności z konta (bank daje nam możliwość ustawienia płatności na wiele dni naprzód – pieniądze są zablokowane, ale równocześnie są wliczane do salda). Dzięki temu – jeśli tylko poczta dostarczy nam rachunek, na pewno jest on zapłacony na czas i nie zastanawiamy się nad nim.

Natomiast na końcu zbieram wszystko w koszyk. Od kilku tygodni takim koszykiem jest dla mnie iGoogle. Mam tam kalendarz, listę Todo, widżet Toodledo (testuję go na razie, ale jak dotąd robi na mnie bardzo dobre wrażenie), notatnik klasyczny i notes na hasła – Pin a Note (brak mi tu skalowalności tego narzędzia, jak znajdę lepsze to chyba zmienię). To wszystko + Thunderbird + zwykły papierowy notes zaczyna mi coraz lepiej zbierać i panować nad różnymi spływającymi infomacjami i rzeczami do zrobienia.

4 komentarze

  1. Tak, ja wiecznie mam z tym kłopoty, robiłem już kilka razy przymierzenie do pełnego GTD ale zawsze jakoś tak wychodzi na okrągło 🙂 Co ciekawe nie przeszkadza to abym naszego nowego pracownika uczył w ten sposób, ostatnio kiedy miał problemy z nawałem obowiązków od szefa zaczeliśmy od rozpiski ważne/mniej ważne pilne/mniej pilne (bo przecież od szefa wszystko pilne i ważne, jedno mniej drugie bardziej ;).

    Teraz uczulam go na GTD, nie takie klasyczne programowe definicyjne, ale takie meskie: Get Things Done.

  2. Jesli chodzi o konta to etykiety w gmailu bardzo pomagaja, od pewnego czasu sporo poczty od razu archiwizuje, sporo wyrzucam, a reszta dostaje etykiete z czynnoscia lub kategoria i dopiero po wykonaniu/przeterminowaniu leci do archiwum.

    Tym sposobem mam tylko kilka do kilkunastu mejli w inbox.

  3. W Thunderbirdzie też stosuję etykiety (choć nie ma ich tam aż tyle, co w gmailu) 🙂 I mnóstwo folderów – niemniej, dzięki temu też mam w skrzynce odbiorczej tylko 13 maili, a większość maili jestem w stanie odnaleźć w ciągu maksymalnie 2-3 minut 🙂

    Z innych tricków (ten stosuję od dawna) – jeśli coś zajmie Ci nie więcej niż 5 minut (w dużym natłoku zajęć – 2), robię to od razu. To zaskakująco nieraz skraca czas wykonywania drobiazgów, które odkładane nawarstwiają się.

  4. For implementing GTD you might try out this web-based application:

    Gtdagenda.com

    You can use it to manage your goals, projects and tasks, set next actions and contexts, use checklists, schedules and a calendar.
    A mobile version is available too.

    As with the last update, now Gtdagenda has full Someday/Maybe functionality, you can easily move your tasks and projects between „Active”, „Someday/Maybe” and „Archive”. This will clear your mind, and will boost your productivity.

    Hope you like it.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *